Einzigartige Verwaltung
Jede Kammer der VOC hatte eine eigene Personalverwaltung, aber nach einheitlich festgelegten Regeln. Die Basis der Lohnbuchhaltung war das Schiffssoldbuch, in dem die Personalien und die Gehaltsberechnungen aller zu entlohnender Besatzungsmitglieder jedes VOC-Schiffes notiert wurden.
Die Angaben sind für jeden Beschäftigten gesondert verzeichnet und die Gehaltsberechnung beginnt mit dem Datum, zu dem das Schiff die Reede vor der niederländischen Küste verlässt. Die Rechnung wird mit der Auszahlung des Geldes abgeschlossen, das dem Besatzungsmitglied oder den an seiner Statt Berechtigten am Ende des Dienstverhältnisses seitens der VOC noch zusteht.
Foto 1: Berechnung für Johan Oller, Popkensburg 1779
Aus dem 18. Jahrhundert sind nahezu alle Schiffssoldbücher erhalten geblieben: 2797 Bände von 2950 Ausreisen nach Afrika/Asien, also beinahe 95 Prozent. Die fehlenden Bände gehören zu einer Anzahl von Schiffen, die die VOC vermutlich mitsamt den Mannschaften gemietet hatte. Außerdem sind in einer Reihe Soldbücher der Postschiffe die Abrechnungen mehrerer Reisen enthalten. Demgegenüber gibt es einige Soldbücher in der Verwaltung doppelt und einige Fahrten fehlen in den Tabellen von Dutch Asiatic Shipping (DAS).
Auf dem Schiff war meist der Kaufmannsgehilfe ("assistent") für das Soldbuch verantwortlich. Sobald alle Besatzungsmitglieder an Bord waren, wurden sie in die Musterrolle eingetragen. Alle während der Reise zu Lasten der Gehaltsberechnung getätigten Ausgaben wurden zunächst im Schiffsjournal notiert. Erst am Ende der Fahrt übertrug man alle Angaben ins Soldbuch.
Dank des effektiven Verwaltungssystems der VOC verfügen wir heute trotz des großen zeitlichen und geografischen Abstandes über eine ganze Serie von Schiffssoldbüchern, die nahezu gleich ausgefüllt sind und obendrein nur wenige oder gar keine Fehler aufweisen.